在項(xiàng)目組確定項(xiàng)目流程之前，需要完成啟動(dòng)項(xiàng)目的相關(guān)工作。其實(shí)這個(gè)工作應(yīng)該在項(xiàng)目組組建之前就做了。此時(shí)，需要及時(shí)回答的具體問題有:
①存在哪些問題或機(jī)會(huì)？
②團(tuán)隊(duì)成員是誰(shuí)？
③工作范圍是什么？具體來說，團(tuán)隊(duì)工作的流程是怎樣的？
④工作有哪些約束或限制？
⑤工作對(duì)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)有什么貢獻(xiàn)？
⑥改進(jìn)的目標(biāo)水平是什么？
⑦為了完成項(xiàng)目，團(tuán)隊(duì)成員的活動(dòng)日程是怎樣的？
在項(xiàng)目啟動(dòng)階段結(jié)束時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)、流程負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目倡導(dǎo)者應(yīng):
①業(yè)務(wù)演示(如果之前沒有)；
②制定項(xiàng)目章程。
實(shí)施六西格瑪項(xiàng)目的最關(guān)鍵角色之一是項(xiàng)目倡導(dǎo)者。沒有項(xiàng)目倡導(dǎo)者的支持，即使是最好的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)也很難發(fā)揮作用。根據(jù)天行健的經(jīng)驗(yàn)，項(xiàng)目倡導(dǎo)者對(duì)改進(jìn)項(xiàng)目的成功實(shí)施有很大的影響。流程負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展也有很大的影響。他們是真正的項(xiàng)目發(fā)起人。他們提供資源來確保持續(xù)的變更，這對(duì)于項(xiàng)目的長(zhǎng)期成功是至關(guān)重要的。有一些好的做法值得探索和模仿，如下:
①事先制定操作協(xié)議
在項(xiàng)目開始時(shí)，與團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人達(dá)成明確的協(xié)議，內(nèi)容包括:你將為團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人做什么(向團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人詢問你的期望，然后詳細(xì)列出你能達(dá)到的期望細(xì)節(jié))；你對(duì)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)有什么期待(先問團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)能為你做什么，然后詳細(xì)列出團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)能為你做什么)；沒有你的批準(zhǔn)團(tuán)隊(duì)的決策權(quán)(這需要在決策時(shí)有明確的約束和限制)。這些協(xié)議的細(xì)節(jié)應(yīng)該寫下來，并提交給團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)。做好這項(xiàng)工作后，可以避免沖突、延誤和意外的麻煩。
②避免精細(xì)化管理。
不要過分關(guān)注項(xiàng)目的細(xì)節(jié)或內(nèi)容，而要為項(xiàng)目組長(zhǎng)提供所需的支持，以加速項(xiàng)目的成功實(shí)施。你的精力應(yīng)該集中在鼓舞團(tuán)隊(duì)士氣、促進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)展、消除障礙和幫助影響變革上。請(qǐng)把握宏觀問題！
③縮小項(xiàng)目范圍。
幾乎所有已審查的項(xiàng)目在啟動(dòng)和早期階段都存在范圍過大的問題。當(dāng)項(xiàng)目的范圍可控時(shí)，項(xiàng)目的進(jìn)度就會(huì)加快。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)試圖擴(kuò)大項(xiàng)目范圍，導(dǎo)致“范圍擴(kuò)散”，這讓很多團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)非常沮喪。因?yàn)楹ε聸_突，所以刻意回避討論這類問題，所以問題解決不了。事實(shí)上，許多項(xiàng)目倡導(dǎo)者和過程領(lǐng)導(dǎo)者并沒有意識(shí)到太多的范圍是一個(gè)問題，直到項(xiàng)目被延遲超過預(yù)期的完成日期。縮小項(xiàng)目范圍便于管理，可以讓團(tuán)隊(duì)更好的集中精力做最有意義的事情。
④將項(xiàng)目工作納入工作日程。
重視項(xiàng)目和項(xiàng)目組領(lǐng)導(dǎo)積極開會(huì)討論問題，推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)展。這不僅是為了把團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)叫到你的辦公室，也是為了讓他或她在有問題的時(shí)候可以見你。你需要做點(diǎn)什么；投資是用行動(dòng)表現(xiàn)出來的。你需要經(jīng)常向團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)和成員詢問項(xiàng)目的情況，抽時(shí)間參加項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議(但注意不要把你的想法強(qiáng)加給每個(gè)人)，與其他員工談?wù)擁?xiàng)目工作。
⑤讓團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)責(zé)任。
在項(xiàng)目開始時(shí)，應(yīng)達(dá)成協(xié)議，確定項(xiàng)目完成的時(shí)間框架。你必須讓項(xiàng)目組組長(zhǎng)對(duì)進(jìn)度負(fù)責(zé)。這樣做意味著經(jīng)常在截止日期前詢問進(jìn)度，了解時(shí)間的變化，你的積極參與和好奇心會(huì)讓團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)全力以赴。
⑥消除前進(jìn)中的障礙
你的工作是確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)不受外部需求的干擾，所以你必須停止外部干擾。當(dāng)團(tuán)隊(duì)犯錯(cuò)的時(shí)候，要和他們站在一起，因?yàn)檫@是學(xué)習(xí)的過程。
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