分析階段是六西格瑪流程改進(jìn)過(guò)程中最重要的部分,其目標(biāo)是確定并驗(yàn)證原問(wèn)題的根本原因。在分析過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題和缺陷的原因之前,很多項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)都是憑經(jīng)驗(yàn)和直覺(jué)來(lái)猜測(cè)和判斷問(wèn)題的原因。即便如此,經(jīng)驗(yàn)和直覺(jué)也不能代替分析階段的工作。其實(shí)真正發(fā)現(xiàn)問(wèn)題原因是在分析階段完成的。這一階段的主要任務(wù)是運(yùn)用各種有效的工具和方法,對(duì)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)和流程進(jìn)行分析,識(shí)別影響績(jī)效改進(jìn)的根本原因,選擇優(yōu)先改進(jìn)的項(xiàng)目,把握潛力最大的改進(jìn)機(jī)會(huì)。
二、分析階段的步驟
影響性能改進(jìn)的根本原因的分析是一個(gè)連續(xù)的循環(huán)過(guò)程,可以用下圖來(lái)表示。
根本原因假設(shè)分析循環(huán)圖
對(duì)于流程改進(jìn)團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō),在分析中要盡量避免的問(wèn)題有:一是縮短周期使其不完整,認(rèn)為推測(cè)的理由不成立,從而提出沒(méi)有充分理由的解決方案;第二,在循環(huán)中遇到阻礙,從來(lái)不相信自己有足夠的數(shù)據(jù),從來(lái)不相信自己能針對(duì)最有可能的原因采取對(duì)策。
1.分析數(shù)據(jù)和處理。
要找出問(wèn)題的根源,首先要對(duì)評(píng)估階段收集的數(shù)據(jù)和過(guò)程本身進(jìn)行分析,也就是數(shù)據(jù)分析和過(guò)程分析。數(shù)據(jù)分析的目的是檢測(cè)評(píng)估階段收集到的數(shù)據(jù),從而幫助團(tuán)隊(duì)找到需要改進(jìn)的問(wèn)題原因的相關(guān)線(xiàn)索。當(dāng)項(xiàng)目組的首要目標(biāo)是關(guān)注績(jī)效指標(biāo)時(shí),可以首先采用數(shù)據(jù)分析;過(guò)程分析是指對(duì)過(guò)程的運(yùn)行進(jìn)行深入調(diào)查,從而識(shí)別與改進(jìn)目標(biāo)不一致、不相關(guān)或可能導(dǎo)致問(wèn)題或缺陷的區(qū)域。如果項(xiàng)目組側(cè)重于效率指標(biāo),可以?xún)?yōu)先考慮過(guò)程分析。無(wú)論是數(shù)據(jù)分析還是過(guò)程分析,每一種方法都可以幫助團(tuán)隊(duì)清晰地找到哪些原因是根本原因。但是,只有把數(shù)據(jù)分析和過(guò)程分析的發(fā)現(xiàn)放在一起,相互補(bǔ)充,才能更準(zhǔn)確地定義問(wèn)題的根源。
2.建立問(wèn)題原因的假設(shè)或模型。
通過(guò)數(shù)據(jù)分析和過(guò)程分析,可以詳細(xì)描述改進(jìn)過(guò)程中的問(wèn)題。接下來(lái),團(tuán)隊(duì)成員要根據(jù)問(wèn)題的詳細(xì)描述,提出問(wèn)題的所有可能原因。頭腦風(fēng)暴是一種在短時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生許多想法的團(tuán)隊(duì)方法:頭腦風(fēng)暴作為六西格瑪管理方法的標(biāo)準(zhǔn)工具之一,有效地避免了傳統(tǒng)會(huì)議中與會(huì)者因?yàn)楹ε聞e人的評(píng)論而無(wú)法產(chǎn)生創(chuàng)造性提案的弊端,人為地營(yíng)造了一種讓與會(huì)者感到自由自在的氛圍,提出了許多通常被認(rèn)為不可行的解決方案,取得了意想不到的效果。
3.分析數(shù)據(jù),再次處理。
這一階段的工作與第一階段相似,但不是簡(jiǎn)單的重復(fù)。在對(duì)問(wèn)題的可能原因進(jìn)行頭腦風(fēng)暴后,團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)利用評(píng)估階段收集的數(shù)據(jù)和分析階段收集的新數(shù)據(jù),重新分析問(wèn)題的發(fā)展趨勢(shì)和其他相關(guān)因素。在擁有了大量的各種數(shù)據(jù)之后,你就可以利用這些數(shù)據(jù)和其他可用的事實(shí)來(lái)檢驗(yàn)之前提出的假設(shè)或者提出新的原因假設(shè)。
4.修改假設(shè)或模型
經(jīng)過(guò)另一次數(shù)據(jù)分析和過(guò)程分析,這一階段的目標(biāo)是將頭腦風(fēng)暴中的大量原因減少或消除到一個(gè)更易管理的數(shù)量。根據(jù)上一步的分析結(jié)果,團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該檢查每個(gè)人提出的各種想法是否重復(fù),并確定這些想法的主要類(lèi)別。在這個(gè)階段,每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都要對(duì)其他成員提出的觀(guān)點(diǎn)有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí),同時(shí),當(dāng)其他成員不理解自己的觀(guān)點(diǎn)時(shí),也要把自己的觀(guān)點(diǎn)向他們解釋清楚。團(tuán)隊(duì)要去掉重復(fù)的觀(guān)點(diǎn),下一輪討論后再確定是否添加其他理由,最后列出所有能代表團(tuán)隊(duì)觀(guān)點(diǎn)的理由。
5.找出并選擇幾個(gè)關(guān)鍵原因。
在最后一次修正后,團(tuán)隊(duì)縮小了潛在原因的范圍。分析階段的最后一步是識(shí)別和選擇影響過(guò)程改進(jìn)的幾個(gè)關(guān)鍵原因,即分析根本原因。小組成員要利用已有的資料去檢驗(yàn)假設(shè)的原因,甚至親自去假設(shè)原因的地方或過(guò)程去觀(guān)察,以驗(yàn)證假設(shè)的原因是否與實(shí)際情況相符。在分析階段結(jié)束時(shí),根據(jù)已有的數(shù)據(jù)和觀(guān)察到的事實(shí),確認(rèn)問(wèn)題的真正原因,以便在下一階段的改進(jìn)工作中,找到降低問(wèn)題根源造成的影響或消除問(wèn)題根源的解決方案。